Joku ihana anonyymikommentoija ilahdutti mun päivää eilen jättämällä seuraavanlaisen kommentin I may be paranoid but not android -postaukseen:
Muutaman entryn blogista lukeneena: mitä on ne KONGRESSIT? KONGRESSIIIIII.
Vaikka olisi miten töissä "kongressipalveluissa", ei kukaan tuosta noin vaan järjestä KONGRESSEJA. Kuulostaa aivan saatanallisen typerältä kun joku selittää järjestävänsä KONGRESSEJA ja sitten pitää vähän tehdä fullpeipöreitä.
Tuota kommentista sainkin idean sitten kirjoittaa, että millaista se kongressien järjestäminen oikeastaan on.
Eli kaikkihan lähtee siitä kun joku Yritys Ab Oy tai yliopiston tiedekunta ottaa yhteyttä tarjouspyynnön muodossa N vuotta ennen tapahtumaa. Tarjouspyyntöön on saatettu jo eritellä, että mitä kaikkia palveluita he haluavat tai jos ei ole, niin silloin otetaan yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse yhteyttä tarjouspyynnön lähettäjään ja kysytään mitä palveluita halutaan. Yliopiston kongressipalveluissa palveluihin kuuluu projektinhallinta (aikataulutus, konsultointi, seuranta), talousasiat (budjetointi, laskutus), markkinointi (painotuotteet, verkkosivut), tiedottaminen, rekisteröintipalvelut, tilat ja tekniset järjestelyt, majoitus, catering, kokouspalvelut, oheisohjelmat, abstraktien hallinta, kuljetukset ja jälkityöt. Saatoin osan palveluista unohtaa, mutta tuossa on suurin osa niistä palveluista mitä pyydetään.
Kun tiedetään mitä palveluita halutaan, aletaan rakentamaan sen perusteella hieman budjettia ja tehdään tarjous. Jos tarjous hyväksytään, on aika ensimmäiselle kokoukselle jossa mietitään missä kongressi mahdollisesti voitaisiin pitää. Yliopiston tiloissa, Hotelli Lasaretissa, jossain muualla? Mietitään myös, että kuinka paljon tiloja tarvitaan, kuinka monta rinnakkaista sessiota ohjelmassa tulee olemaan, jne. Myös tarjoilut kongressipäivien aikana. Lisäksi mietitään jo alustavasti oheisohjelmaakin eli get-togetheria, kaupungin vastaanottoa ja kongressi-illallista. Kaupungin vastaanotolle ei voi valita itse paikkaa ja tarjoilua, joten tehdään vain päätös minä päivänä ja moneltako. Get-together ei ole pakollinen, mutta kongressi-illallista aika monikin odottaa.
Kokouksen jälkeen aletaan sitten kyselemään tarjouspyyntöjä kongressitiloista, majoituksesta (kiintiövaraukset osallistujille muutamaan keskustan hotelliin), tarjoiluista, mahdollisista kuljetuksista (niissä tapauksissa jos kongressi yliopistolla ja/tai muita kuljetuksia), yms. Myös budjetti alkaa hahmottumaan tässä vaiheessa paremmin.
Joillekin yrityksille/tiedekunnille saattaa riittää, että kongressipalvelut hoitavat ainoastaan nuo yllämainitut asiat, mutta välillä pyydetään myös apua markkinoinnissa, tiedottamisessa, rekisteröintipalveluissa ja abstraktien hallinnassa. Tällöin sitten neuvotellaan, että miten mikäkin hoidetaan.
Rekisteröintiä ja abstrakteja varten voi hommata erillisen maksullisen ohjelman jota kautta molemmat voi hoitaa helposti tai vaihtoehtoisesti molemmat voidaan hoitaa kongressin nettisivujen kautta nettilomakkeella, jolloin tiedot tallentuvat tietokantaan, johon pääsee käsiksi vain tietyt ihmiset.
Markkinointiin sisältyvät painotyöt ja verkkosivut suunnitellaan siinä vaiheessa kun tietoa on tarpeeksi. Painotöihin sisältyy yleensä 1st announcement jossa on hieman tietoa kongressista, eli paikka ja aika ja mahdollisesti listaus varmistuneista puhujista, yleensä postikortin muodossa. 2nd announcement tulee noin 6kk-9kk ennen kongressia johon sitten saakin jo enemmän tietoa laitettua ja onkin usein useampi sivuinen. Verkkosivuja päivitetään ahkerasti ja sieltä löytyy kaikki tärkeä tieto kongressiin liittyen ja tiedot majoitusvaihtoehdoista, kaupungista ja Suomesta jos on kyseessä kansainvälinen kongressi.
Tiedottaminen tarkoittaa sekä mainosten (pdf-muodossa olevien announcementtien) lähettämistä sähköpostilla mahdolliselle kohdeyleisölle noin vuosi ennen kongressia ja uudestaan jonkin verran ennen kuin rekisteröinti kongressiin alkaa. Tiedottamiseen kuuluu myös lehdistötiedotteiden tekoa ja jakelua ja se tehdään yleensä 2-3 viikkoa ennen kongressia.
Jos yritys/tiedekunta on pyytänyt abstraktikirjan tekoon apua, niin silloin abstraktien jättöajan ja niiden hyväksymisen jälkeen abstraktit kootaan yhtiin kansiin. Ne myös järjestellään joko aihealueen mukaan, kirjoittajan mukaan aakkosiin tai johonkin muuhun ns. järkevään järjestykseen. Abstraktikirjaan täytyy myös suunnitella ulkoasu, eli kannet, fontit, kuvat, ... Lisäksi niihin myös pyydetään esim. Oulun kaupungin johtajalta ja yliopiston rehtorilta tervehdysteksti, liitetään kongressin ohjelma, mahdollisesti osallistujalista jos ilmoittautuminen päättynyt ennen abstraktikirjan painoon menoa, .. jne. Eli siinä riittää hommaa.
Ja noi fullpeiperit mistä toi anonyymikommentoija mainitsi, niin ne kootaan myös yhteen ja yleensä siitä tulee sitten pdf-tiedosto, joka laitetaan jakoon joko CD:nä, usb-tikulle tai kongressin verkkosivuille. Full papereissa riittää työtä, koska kaikki paperit täytyy muokata yhdenmukaisiksi. Vaikka kuinka ohjeistaa, että Times New Roman, 12pt, riviväli 1 ja marginaalit 2-2-2-2 niin löytyy papereita joissa fontina on Courier New, fonttikoko 16pt, riviväli 2 ja marginaalit ihan jotain outoa. Eli kaikki paperit täytyy käydä yksi kerrallaan läpi ja varmistaa että muotoilut on oikein.
Kongressipalveluissa joudutaan myös tilaamaan tavaraa jaettavaksi kongressissa. Erilaisia esitteitä, kyiä, muistioita, kasseja, usb-tikkuja, kaulanauhoja, ... Ja toki kaikki tavarantoimittajat täytyy kilpailuttaa ja varsinkin sellaisissa tapauksissa missä tilataan jotain mikä "edustaa" kongressia, niin kannattaa pyytää näytekappale. Esim. kongressisalkut joihin yleensä kaikki jaettava materiaali pakataan. Ei kannata tosiaankaan hinnan perusteella tilata. Jos ajattelee, että "tuon kassin on oltava tosi laadukas kun maksaa euron enemmän ku toi toinen kassi" niin voi saada paskaa niskaansa. Joskus nimittäin halvempi kassi saattaakin olla laadukkaampi. Joskus myös ulkomailta tilattu tuote saattaa tulla huomattavasti nopeammin kuin rakkaasta kotimaasta tilattu.
Kongressin aikaan sitten pidetään huoli siitä, että kaikki toimii niinkuin pitääkin ja mikään ei mene vikaan. Ja jos esim. ohjelmaan tulee muutoksia, niin siitä tiedotetaan kaikkia. Kongressin jälkeen tehdään sitten loppuselvittelyt ja maksetaan loput laskut mitä ei ole hoidettu ennen kongressia.
Oiskohan tuossa aika kattava selitys siitä, mitä kongressipalveluissa oikeesti tehdään. Ja siis kongressin järjestäminen saattaa alkaa joko vuoden aikaisemmin tai jopa 3 vuotta aikaisemmin. Se niin riippuu mm. siitä, että kuinka ajoissa järjestävä organisaatio on liikkeellä.
Jos on jotain kysyttävää, niin kysykää toki. Mutta anonyymit voi nyt kokea vääryyttä, sillä nykyään mun blogiin täytyy kommentoida nimen kera!
